Sempre que posso, reservo alguns momentos do meu dia para conversar com as pessoas pelo Instagram @vabo23 e tirar dúvidas sobre temas diversos. Um dos papos mais bacanas que rolou por lá foi sobre gestão do tempo.
Compilei aqui um Perguntas & Respostas que fiz por Stories e que traz dicas super bacanas sobre o tema! Não perca =)
40 perguntas sobre gestão do tempo e disciplina
1. Como ser eficiente em gestão de tempo e pessoas?
1) Entender para onde seu tempo vai
2) Consolidar o tempo em unidades maiores
3) Evitar ao máximo as interrupções
4) Não planejar tarefas, mas sim planejar o tempo (exercício de alocação)
2. O que você indica para quem não consegue se organizar?
Como diz um grande amigo meu: “eu não sou inteligente, eu sou organizado”.
1) Tenha uma agenda!
2) Faça um TO DO LIST diário
3) Tenha também um backlog com os TO DOs que não são diários e uma lista de “projetos futuros” para você olhar mensalmente
3. Como deixar de procrastinar?
1) Separe as tarefas importantes e urgentes das que não são
2) Escreva no seu TO DO LIST tarefas específicas ao invés de tarefas genéricas
3) Aprenda a dizer “NÃO!” para o que não for prioridade
4) Tenha um sonho muito grande que te faça acordar todo dia com vontade de alcançá-lo
4. Gosta da técnica pomodoro?
Gosto! Ela ajuda a evitar interrupções!
Como vocês sabem, a técnica pomodoro consiste em alocar as atividades da seguinte forma:
- 25 minutos para execução de tarefas
- 3 a 5 minutos de intervalo
- mais 25 minutos para execução de tarefas
E assim até você concluir tudo o que planejou para o dia! O nome é “Pomodoro” porque remete àqueles timers de cozinha, em forma de tomate =)
5. Gestão do tempo é soft skill ou hard skill?
100% soft skill!
6. Como você organiza sua rotina? Poderia descrever mais ou menos como ela é?
Ao início e ao fim do dia, eu olho minha agenda e planejo meu TO DO LIST. Em função dos compromissos que tenho, planejo qual roupa vou usar e vejo quais tarefas vou alocar nos momentos que não estão ocupados com aulas, reuniões ou deslocamentos. Caso sobre algum tempo livre no dia, sempre tenho um livro ou vídeo ou podcast pronto para ser lido/visto/ouvido.
7. Qual é a melhor técnica para gestão de tempo?
Matriz de Eisenhower: urgência X importância.
8. Como evitar a procrastinação?
Seguindo o passo a passo do livro Getting Things Done (GTD) do David Allen (que você pode comprar aqui!).
Os 5 passos são:
1) Coletar
2) Processar
3) Organizar
4) Revisar
5) Executar
9. Você usa algum app ou outra forma de se organizar? Qual?
Uso:
- iCalendar para minha agenda
- Google Calendar para invites de reunião
- Evernote para TO DO LIST
- Gmail com inbox zero e integração ao todoist
- Trello para projetos
- Notes do iPhone para anotações rápidas e depois passo para a agenda ou TO DO LIST
10. Qual tempo para lazer?
Michael Porter fez um estudo chamado HOW CEOs MANAGE TIME, publicado na HBR, e no qual mapeou diversos CEOs americanos. Resumo: dormem em média 7h por dia, fazem 45 minutos diários de atividades físicas, trabalham quase todos os fins de semana em média 4h, nas férias trabalham 2h por dia e dedicam pelo menos 1h por dia à família.
11. Conhece algum app de agenda bom?
O do iPhone ou do Google resolvem bem.
12. Frase do dia
“Don’t count on motivation! Count on discipline!” – Jocko Willink
13. E para o TO DO LIST, algum app? Ou agenda manual?
Eu uso o Evernote. Também são bons:
- Todoist
- Trello
- Asana
- Wunderlist
Agenda manual eu NÃO RECOMENDO! Não vale carregar o peso e seu celular está sempre com você!
14. Dicas para dormir menos sem perder a produtividade?
A dica é: durma de 6h a 8h por dia. Priorize isso! Seu corpo e cérebro também precisam descansar.
15. Vício em séries e canais do YouTube, como superar?
Usa a função de travar ou, pelo menos, avisar quando você chegar a 1h ou 2h de uso do Netflix, Youtube ou Instagram.
16. Quais são os 10 mandamentos para gerir o tempo sem sofrer?
1) Tenha um sonho grande
2) Tenha uma agenda
3) Tenha um TO DO LIST
4) Separe urgência e importância
5) Evite interrupções
6) Liste ações específicas
7) Não confie na sua memória: anote TUDO!
8) Aprenda a priorizar e despriorizar (quando tudo é prioridade, nada é prioridade)
9) Conheça seu processo de gestão de tempo
10) Tenha disciplina de cumprir o que você planejou: tenha ACABATIVA, e não só INICIATIVA
17. É possível acabar com a procrastinação?
Sim! Seguem dicas práticas:
- Reduzir canais de comunicação
- Usar fones de ouvido para evitar interrupções
- Colocar avisos/limites de uso nos apps que usar
- Desabilitar notificações de e-mail e WhatsApp no celular
- De manhã e à noite (início e fim do dia ), confira sua agenda, TO DO LIST e backlog
- Mensalmente, confira sua lista de “projetos futuros”
- Reserve horários para ver a caixa de entrada de e-mail, redes sociais e WhatsApp
- Comece e termine as coisas
18. 8 horas no trabalho, 4 horas na universidade: o que é fundamental para as poucas horas que sobram?
Sobram 12 horas. Dorme 7h, academia 1h, ler/estudar 1h, podcast/curso online no deslocamento (1-2h), interagir com a família (1-2h). Nos finais de semana: aumenta estudo e família!
19. Como dizer “não” a coisas importantes? Meu time está sobrecarregado.
Jony Ive foi o braço direito do Steve Jobs e tem um vídeo no YouTube com a principal lição que aprendeu com ele. Clica aqui para assistir.
20. 9 horas no trabalho, 3 de deslocamento, 5 de faculdade. Como otimizar o que sobra?
O momento de maior dificuldade de gestão do tempo na vida é quando você trabalha e faz faculdade. Sugestões para otimizar:
- 3h de deslocamento: use para dormir ou estudar
- Final de semana e férias: use o tempo para recarregar as energias com a família e estudar.
Aguenta firme que daqui a pouco passa!
21. Como coordenar urgência e emergência quando tudo lhe parece importante e “pra ontem”?
Não confunda URGENTE com IMPORTANTE. Importante é algo que gera valor. Urgente é quando o prazo está apertado. Muitas vezes o que é importante para outra pessoa vira urgente para você!
22. Como gerenciar o tempo de produção, atendimento aos clientes e auxílio aos estagiários?
Priorize construir um time muito bom e complementar para quem você poderá delegar algumas atividades. Mapeie os processos e treine o time para executá-los com excelência e a pensar em possibilidades de melhoria. Combine níveis de serviço com seus clientes internos, externos e o time e meça resultados!
23. Como ser mais produtivo se o seu trabalho depende de pessoas que geralmente atrasam?
Você está 100% em dia com as suas coisas? Já ofereceu ajuda? Sempre planeje um buffer de tempo para quando você depende de terceiros.
24. Como focar no que realmente importa?
O que realmente importa pra você? O que te impede de se concentrar nisso? Por que não para de procrastinar e prioriza o que gera valor para você? Quem é o responsável por atingir seus objetivos?
25. Hardwork, multitarefas, gargalos de tempo… Como, na prática, você faz essa alocação de tempo?
Autoconhecimento todo dia sobre o que deu certo e errado na alocação do seu tempo. É o único recurso que você pode aumentar, por que desperdiçá-lo com coisas inúteis?
PS: coisas inúteis são coisas que não te geram valor. Fazer pausas, descansar a mente, ócio criativo, até navegar no Instagram podem ser coisas úteis. Você que determina!
26. Como aumentar a produtividade do time e engajá-los nessa visão?
Eles sabem qual é a visão? Sabem qual é a contribuição deles individualmente e como time, para alcançar a visão? Todos têm metas individuais e sabem seus papéis e responsabilidades?
27. Como ser mais eficiente na gestão de agenda da companhia dos chefes?
Em primeiro lugar, você já conhece o chefe e a cultura da companhia, então não se estressa e cria um buffer para situações como essa. Em segundo lugar, leia o texto da HBR “Managing Your Boss” e siga as recomendações.
28. Como você faz para manter a constância?
Minha agenda é meu refúgio. Minha maior alegria diária é terminar meu TO DO LIST. Quando não consigo, tento entender o porquê para aprender com os erros. Coloco a barra alta e tento alcançá-la. Me cobro muito, mas também tento gerenciar as expectativas.
29. Como combater a procrastinação que assola um time com celular na mão?
Dando senso de propósito e visão + autonomia com responsabilidade + conhecendo o máximo possível as pessoas do time para saber “apertar os botões” da pessoa e ajudá-la a performar melhor.
30. Como criar hábitos?
1) Grandes metas, pequenos passos
2) Aproveite comportamentos que você já tem para desenvolver outros
3) Elimine o excesso de opções
4) Crie metas objetivas e específicas
5) Insista. Faça o teste dos 21 dias
31. Postura é “melhor” que inspiração, mas como manter a postura por um longo tempo?
Refraseando: você ganha o jogo pela sua disciplina (e não motivação), pelo seu esforço (e não pelo talento/sorte) e pela sua execução (e não planejamento).
32. Não consigo não abraçar o mundo com as pernas, e isso acaba reduzindo a minha produtividade…
Ao invés de tentar fazer 10 coisas nota 5, faça 3 coisas nota 10. E aprenda a dizer NÃO!
33. Como adquirir disciplina?
1) Propósito
2) Ambiente favorável
3) Planejamento
4) Erro = Aprendizado
5) Execução sem mimimi
34. Estudar processos, sem ser engenheiro. O que acha?
Igual ao novo presidente da Disney, que estudou gestão sendo microbiólogo. E o Steve Jobs, que estudou Design sendo caligrafista. E o Zuckerberg, que estudou tecnologia, sem qualquer formação prévia. Estude o que você quiser/precisar, sendo quem você é.
35. Não abro mão do meu lazer no dia, caso contrário não rendo. Isso me deixa muito pra trás?
Você prioriza seu lazer, que ajuda a descansar sua mente. Estudos comprovam que você poderá, eventualmente, ser mais criativo ou produtivo nos outros momentos. Mas cuidado para não exagerar porque uma hora a conta chega. Equilíbrio é o segredo!
E falando sobre equilíbrio, temos 7 pratinhos em nossa vida, nos quais alocamos nosso tempo, e temos que mantê-los girando. Se você focar em apenas 1 por mais tempo do que deveria, os outros vão quebrar e você deverá pagar um preço isso por isso.
São eles:
1) Saúde
2) Família e amigos
3) Trabalho e renda
4) Educação e desenvolvimento pessoal
5) Hobby e lazer
6) Espiritualidade
7) Comunidade
Tudo o que você faz na sua vida pode ser encaixado em um desses, então atenção!
36. Como saber se estou sobrecarregado ou se é má gestão do tempo?
É má gestão do tempo. E má delegação. E má priorização 😉
37. “Terminar o dia de trabalho” fez com que eu não tivesse mais ansiedade/ataque de pânico.
Exato! Porque a quantidade de tarefas NUNCA acaba. Sempre vai ter algo a mais para fazer, ler, ver, aprender etc. Então, defina o TO DO LIST que você pretende fazer nesse dia e quando acabar, acabou. Bora pro dia seguinte!
38. Fim do dia esvazio e-mail, WhatsApp, ligações e agenda. O resto, no outro dia.
Também sou adepto do inbox zero!
Outra coisa que fiz: não participo mais de grupos de WhatsApp com mais de 10 pessoas (com raríssima exceções). Minha saúde mental agradece!
39. Como posso identificar quanto vale meu tempo para casos de autônomos?
Seu tempo vale o quanto seu cliente está disposto a pagar por ele. Não tem a ver com o seu custo. Tem a ver com o que você agrega. Experimenta cobrar um pouco mais, até o ponto em que você não consiga mais aumentar o preço. Assim, terá descoberto quanto vale seu tempo!
40. Como dimensionar melhor o tempo para executar as atividades?
Fazendo sempre o exercício de alocação do tempo, tentativa e erro de autoconhecimento para dimensionar sua produtividade dependendo do tipo de tarefa. Desde tarefas operacionais/mecânicas até tarefas complexas que envolvem reflexão e criação.
As dicas anteriores se aplicam: divida seu tempo em unidades maiores, evite as interrupções a todo custo, comece seu dia pelas tarefas mais complexas e as tarefas simples, FAÇA LOGO!
41. DICA BÔNUS DE TEDs sobre Gestão do Tempo e Disciplina
Tim Urban (Por dentro da mente de um mestre da procrastinação), David Grady (Como salvar o mundo (ou pelo menos a nós mesmos) de más reuniões), Rory Vaden (How To Multiply Your Time). Boa sorte!
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